5 Pratiques incontournables pour des one to one efficaces
Impossible d’apercevoir le lac à travers les grandes vitres de FARGATE, le brouillard le dissimulait aux yeux de tous. Le temps était gris, comme le moral de Fiona.
Un trimestre s’était écoulé depuis qu’elle avait été nommée manager. Et pourtant rien n’avait changé.
Pas faute d’avoir essayé d’appliquer le plan d’actions évoqué avec Adèle. Le résultat était sombre, comme le temps d’aujourd’hui.
Deux options s’offraient à Fiona : ruminer dans son bureau et esquiver toute personne susceptible de lui rajouter du travail. Ou alors se cacher dans le bureau des complaintes.
Quelques minutes plus tard, Fiona et son humeur maussade était à l’étage France dans le bureau d’Adèle.
– Salut, grommela Fiona en allant directement s’asseoir dans le fauteuil gris vert installé vers la fenêtre.
– Hello, répondit Adèle arquant un sourcil, le moral est au beau fixe à ce que je vois. C’est de saison en ce moment semble-t-il.
– Très drôle, répondit Fiona.
– Raconte-moi tes malheurs, l’encouragea Adèle.
– Pourquoi tu crois que je suis là… pour me plaindre auprès du SAV, souffla Fiona.
– Je te demande pardon?
« Le face à face reste l’un des outils managériaux les plus puissants »
Adèle, Head of People – FARGATE
– Les One to One ne fonctionnent pas. Ça va finir en combinaison « messagerie instantanée / mail / café rapide« . J’y passerai moins de temps pour probablement une meilleure efficacité, indiqua Fiona avec ironie.
– Ta méthode ne marche pas… J’y passe un temps fou ! reprit Fiona.
– Le face à face reste l’un des outils managériaux les plus puissants. Comment les mènes-tu ? demanda Adèle.
– J’ai en principe un point d’une heure avec chaque membre de l’équipe, si possible chaque semaine. J’échange avec chacun sur les sujets qu’il souhaite aborder. Je rappelle la feuille de route. Je fais simple, expliqua Fiona.
– Qu’est-ce qui ne fonctionne pas selon toi ?
– Je ne sais pas. J’ai l’impression qu’ils ne le préparent pas. La plupart ne sont pas synthétiques et l’heure ne semble pas suffire.
– Ok. Et comment toi tu prépares les points individuels ? demanda Adèle.
– C’est à eux d’amener les sujets qu’ils souhaitent aborder. Ils initient l’échange et j’apporte des précisions.
– Ok. Et la fréquence et le créneau des points ne sont pas vraiment déterminés ? interrogea Adèle
– Je sens que je vais avoir un mauvais point, soupira Fiona.
« Structurer le point et avoir un ordre du jour partagé »
Adèle, Head of People – FARGATE
– A mon avis, tu as deux leviers pour mener des One to One efficaces. Le premier : structurer davantage le point afin qu’il ne tourne pas à la seule conversation. Les One to One doivent être « ciblés » et avoir un ordre du jour partagé. Ça permet de les préparer pour en tirer le maximum, tu ne peux pas improviser.
– Et le deuxième ? demanda Fiona en fronçant des sourcils.
– C’est un espace dédié qui doit rester un moment privilégié. Il y a une forte attente des collaborateurs, c’est une sorte de reconnaissance. Tu ne peux pas les planifier ou les décaler selon ce qui t’arrive dans la semaine, sauf grosse exception.
– En pratique, ce n’est pas toujours aussi simple de maintenir des points réguliers, protesta Fiona.
– Anticipés et planifiés, ça veut dire que les One to One de ton équipe font partie intégrante de ton agenda. C’est intéressant de les positionner le lundi pour lancer la semaine.
– Je ne peux pas passer une journée à faire des points individuels, ce n’est bon ni pour eux ni pour moi.
– Avec une bonne structuration en amont, tu peux partir sur 30 minutes, surtout s’ils ont lieu toutes les semaines, temporisa Adèle.
– Je te trouve super optimiste. Je ne sais pas trop comment les structurer autrement…soupira Fiona.
– Tu en as discuté avec les autres managers ?
🎯 3 Méthodes pour structurer ses One to One
✏️ Méthode de Paul : utiliser des notes partagées pour chaque collaborateur. Les organiser sous forme de “logs” dans lesquels inscrire les faits marquants, les accomplissements ou les difficultés observées.
✏️ Méthode d’Adam : utiliser TRELLO. Chaque personne a un tableau avec les colonnes « Ordre du jour » / « En cours » / « Terminé » pour suivre les sujets et indiquer des échéances. Prendre ses notes également avec les cartes TRELLO.
✏️ Méthode d’Anton : faire réaliser le vendredi un mail où chacun doit préciser ce qu’il a terminé / les blocages éventuels / ses priorités pour la semaine à venir. Repartir de ce mail le lundi pour animer ses points individuels.
– Il y a plusieurs façons de faire : il faut voir ce qui te parle le plus. Cinq points suffisent généralement pour couvrir le plus important.
– C’est-à-dire ? questionna Fiona.
🎯 Les 5 points à aborder dans un One to One
✏️ Commencer avec l’état d’esprit
✏️ Poursuivre avec les réalisations (terminées) de la semaine passée
✏️ Evoquer les blocages éventuels ou autres sujets importants
✏️ Ouvrir sur un sujet KAIZEN (découverte, solutions…initiées pour s’améliorer)
✏️ Clôturer en fixant les prochaines étapes
– En 30 minutes ? souligna Fiona, un légèrement sceptique.
– Top chrono, sourit Adèle. En 30 minutes, tu peux avoir une vraie discussion et cibler les sujets importants. Ça oblige à se préparer, à être synthétique et à animer. Et donc à être disciplinée, ajouta Adèle avec un regard insistant.
– Je ne vois pas ce que tu sous-entends, souligna Fiona à demi amusée.
« Il y a des priorités et ton équipe en est une. »
Adèle, Head of People – FARGATE
– Tu es très sollicitée, happée par des réunions sans fin, toujours un pied dans la technique… Tu ne peux pas être partout. Il y a des priorités et ton équipe en est une. Il est parfois nécessaire de dire stop à certaines sollicitations. Charge à toi de débuter les One to One à l’heure et de respecter l’ordre du jour. Et je suis sûre que tu vas très bien t’en sortir, conclut Adèle.
Dès qu’elle eut regagné son bureau, Fiona synthétisa ce qu’elle avait retenu de sa conversation avec Adèle :
Comment mener des One to One efficaces ?
Noémie Gauthé 