5 Conseils pour s’organiser quand on devient Manager

Lorsque que Fiona avait rejoint FARGATE, elle ne s’imaginait pas être promue Directrice de projet 5 ans plus tard, avec à la clé le management d’une joyeuse troupe de 8 personnes.
« Une corde de plus à votre arc », lui avait joyeusement glissé son Manager qui lui-même ne manageait pas vraiment, pensa étonnamment Fiona.
Effectivement, les points individuels qu’il lui avait accordés se comptaient sur les doigts d’une main : 1 par an via l’entretien annuel.
Il restait à ajouter « management » à côté de « relation client », « négociation contractuelle », « reporting financier », «expertise » et « gestion de projet ». Avant ou après « équilibre vie pro – vie privée ». Avant probablement. C’était donc une bonne nouvelle.
Trois mois plus tard, ce n’était peut être plus une si bonne nouvelle.
Fiona s’arrêta dans la FIKA Room de Copenhague et se laissa lourdement tomber sur le canapé.
– Tiens comment vas-tu ? Cela fait longtemps que je ne t’ai pas vu, lui demanda une voix familière.
Fiona se retourna et reconnut la silhouette qui lui souriait, Adèle, Head of People de FARGATE. Ça ne pouvait pas mieux tomber, pensa-t-elle.

– C’est la course en ce moment, je saute de réunion en réunion, je survole tout ou presque. Je me sens un peu…dépassée, avoua Fiona.
– C’est lié à une échéance projet ? lui demanda Adèle
– Le client est très exigeant et demande des modifications de dernière minute, la routine. J’ai dû reprendre tous les chiffres de la présentation du dernier milestone, il manquait la moitié des infos, on n’aurait jamais été prêt à temps.
– Tu les as déléguées ces missions là pourtant ?
« Il faut bien connaître ton équipe »
Adèle, Head of People – FARGATE
– Oui mais franchement, autant que je le fasse moi-même, ça me prendrait moins de temps, soupira Fiona.
– Ce n’est pas viable sur le long terme, temporisa Adèle. Tu as une équipe sur laquelle t’appuyer maintenant.
– C’est surtout une chose en plus à gérer… D’ailleurs, j’ai pris le temps : j’ai fait le point d’équipe lundi, j’ai envoyé un mail de synthèse à Max dans la foulée et je lui ai demandé de m’envoyer la présentation pour jeudi afin que je la lise avant la réunion de vendredi matin….
– Mais ça ne semble pas s’être déroulé comme escompté, intervint Adèle.

Avec enthousiasme, Fiona avait repéré tout un tas de livres sur le management.📓📓En y regardant de plus près, elle s’était vite aperçue qu’ils avaient tous l’air d’un ennui certain et qu’elle n’avait ni le temps ni l’envie de les lire.
Boucles brunes, vive et pleine d’esprit, elle était la candidate parfaite pour le rôle inconfortable du middle management. Elle avait le souci de bien faire et prenait les choses en main quand cela était nécessaire. C’est-à-dire quand le top management ne se positionnait pas et quand son équipe semblait à la traîne. Son objectif : la réussite de l’entreprise et l’intérêt collectif. Ce qui se profilait : la démotivation voire l’épuisement. 🤯
– Déléguer efficacement, ça prend du temps au début mais c’est largement rentable sur le long terme, reprit Adèle.
– Et, c’est reparti, murmura Fiona.
– Cela va te demander de déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes et pour cela, il faut bien connaître les membres de ton équipe et donc passer du temps avec eux via des points individuels et pas que des points d’équipe.
– Temps que je n’ai pas si on revient à l’origine du problème, coupa Fiona.

« Déléguer ça prend du temps au démarrage »
Adèle, Head of People – FARGATE
– Sauf que déléguer, ça prend du temps au démarrage, rappela Adèle, ça demande d’accepter de former la personne, de répondre à ses questions et de vérifier son travail. Et donc, ça va te demander de t’organiser.
– Je te demande pardon ? réagit Fiona, surprise.
– Tu dois organiser ton quotidien de manager désormais. Comment tu te retrouves à relire la présentation la veille au soir ? questionna Adèle.
– J’ai plein de réunions et une to do liste à rallonge, grommela Fiona.
– Tu sais une bonne organisation permet de dégager du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée. Bon, il faut partir sur quelque chose de simple pour le maintenir facilement au quotidien, poursuivit Adèle.
– Tu as la formule magique je présume ? ironisa Fiona.
– Ton agenda te sert à… ? interrogea Adèle.
– Organiser des rendez-vous.
– Et ? … insista Adèle.
– Accepter des réunions….
– C’est aussi un organisateur de tâches qui permet de planifier l’intégralité de ta journée.
– Planifier heure par heure ? Ce n’est pas un peu control freak… et puis il y a toujours des imprévus, ce n’est pas si simple, s’agaça Fiona.
– Planifier sa journée la veille ou en arrivant permet de mieux faire face aux imprévus, expliqua Adèle.
– Je n’ai pas compris, coupa Fiona.
– Tu visualises tes objectifs de la journée et cela te permet de reprendre le contrôle si ça dérape. Ça évite aussi de s’éparpiller.
🎯 2 Techniques pour organiser son quotidien
✏️ Préparer chaque tâche : s’assurer d’avoir toutes les informations nécessaires et éviter d’être happé par sa boîte mail en allant chercher une info.
✏️ S’y tenir autant que possible en maintenant l’ordre des priorités (oui il y a des journées qui se déroulent mieux que d’autres).
– Je vois pas bien le lien avec ma présentation du milestone », pensa à haute voix Fiona.
– En organisant ton quotidien, tu vas regrouper les tâches de même nature qui nécessitent le même genre d’action, comme par exemple les sujets à déléguer. Tu vas ensuite bloquer des plages par thème dans ton agenda.
⚡️ L’exemple d’une présentation à déléguer ⚡️
✏️ Se réserver 1 heure et couper toutes les sollicitations pour rester concentré(e).
✏️ Structurer le plan à donner : explications, découpage en sous-tâches, échéance, contexte, documents à transmettre, priorité, résultats attendus.
✏️ Profiter d’un one to one pour déléguer la tâche à un membre de son équipe.
✏️ Adresser sa demande en formulant les résultats attendus et les délais. S’assurer que la personne a bien compris en lui posant des questions à la fin.
– Ça prend combien de temps tout ça ? s’inquiéta Fiona. Si je délègue, c’est aussi parce que je n’ai pas le temps de le faire moi-même.
– Il va te falloir anticiper davantage car déléguer une tâche qui demande des compétences spécifiques prend du temps : on pense souvent à déléguer quand on est surchargé mais c’est souvent trop tard. Tu ne peux pas espérer te satisfaire d’une seule explication. Prévois 40% de temps supplémentaire lors des premières délégations. En cas de problème, conserve une marge de manœuvre pour modifier le résultat.
« Il y a nécessairement du travail en attente, ça fait partie du jeu. »
Adèle, Head of People – FARGATE
– Je suis hyper chargée… j’ai réussi à caler un point d’équipe par semaine et garder 1 ou 2 créneaux de libre quand mon équipe me sollicite. Sans compter les réunions, les mails à gérer, les problèmes à résoudre… J’aimerais améliorer l’organisation de mon quotidien mais…
– Je vais te donner le meilleur conseil que l’on m’ait donné : arrêter de penser que tu peux terminer ton travail : il y a nécessairement du travail en attente, ça fait partie du jeu, sourit Adèle.
Après avoir regagné son bureau, Fiona synthétisa ce qu’elle avait retenu de sa conversation avec Adèle :
Comment organiser son quotidien quand on devient manager ?
